COMO Y CUANDO INVITAR
Una tarea importante de la organización de una Baby Shower es el proceso de invitación.
Antes de elejir qué invitación usar, es mejor comenzar por decidir quién invitará, a qué grupo van dirijidas las invitaciones y cuánto tiempo tenemos para invitar y obtener las confirmaciones de asistencia.
Piensa que muchas de las otras tareas, como la elección de la comida, la selección de los premios y recuerdos, e incluso los juegos, dependen de la cantidad de invitados confirmados; así que más importante que el cómo luzca la invitación es cuán rápido podemos obtener la confirmación de la asistencia.
Quién invita
De ser posible, evita que esta tarea la haga la homenajeada. Es preferible asignar esta tarea a una amiga.
Recuerda que la primer cosa que pregunta quien recibe la invitación es qué regalar. Cuando esta respuesta la da una amiga, nadie se siente incómodo, si la respuesta la da la misma homenajeada, esta no siempre se siente cómoda indicando qué le gustaría recibir.
Otro motivo importante para tener una persona dedicada exclusivamente a este proceso es el tiempo que se requiere, ya que esta tarea consta de los siguientes pasos: diseño de la invitación, envío y llamada para reconfirmar en caso de no recibir la confirmación de parte del invitado.
Cuándo invitar a una Baby Shower
Idealmente la Baby Shower se realiza en el séptimo mes del embarazo, previendo así que el bebé nazca antes de lo esperado.
Como encualquier otro evento, es de buena educación invitar con tres semanas de anterioridad. Así damos tiempo a nuestras invitadas de confirmar la asistencia, abrir un espacio en su agenda y participar en la planificación del evento.
Sí, aunque te parezca mentira, verás que una vez recibidas las invitacines, no sólo recibirás confirmaciones de asistencia, también ofertas de ayuda. Una Baby Shower es un evento muy bonito y tierno, del cual todo el mundo siempre está gustoso de participar.
No exageres, enviando las invitaciones con mucha anticipación. Tan malo como enviarlas a última hora es hacerlo mucho antes, ya que si el evento está muy distante, la gente puede olvidarse del mismo o traspapelarse la fecha.
Qué poner en la invitación
Cualquiera sea el medio que escojas para invitar, es importante que recuerdes que el objetivo de enviar la invitación es indicar claramente los siguientes datos:
Nombre de la homenajeada, Fecha, Hora y Lugar
Opcionales:
Plano: Si vives en una ciudad muy grande o de difícil circulación, puedes agregar un mapa de cómo llegar. Si la invitación es de papel, una forma muy elegante de agregar un plano, es hacerlo en papel de arquitecto (lo encuntras en papelerías, es un papel de calco de más gramaje, por lo tanto no se deteriora), hazlo del mismo tamaño o más pequeño que la invitación, de forma que entre en el mismo sobre. Si es electrónica, simplemente agrega un dibujo al final del correo.
Traer: Si la fiesta se hará con la colaboración de todos, puedes agregar qué es lo que necesitan que los invitados traigan. Por ejemplo, puedes pedir que traigan algo dulce, o bebidas. Siempre agrega una nota que haga que le pedido se vea gracioso y amable. Fíjate en cómo lo hicimos en nuestra invitación de ejemplo.i Aquí también puedes recordar si necesitas que tus invitados traigan algo para los juegos. Un caso típico es pedir que cada invitado traiga una foto de cuándo era bebé. Al llegar a la Baby Shower todas las fotos se mezclan y luego hay que adivinar qué bebé corresponde con qué invitado.
Tema: Una forma de indicar qué regalos traer, sin dar una lista de regalos, es diciendo cuál es el tema de la Baby Shower. Puedes decir: "El tema será la hora del baño¨. Luego tanto la decoración de la fiesta como los regalos serán relativos a los elementos necesarios al momento de bañar al bebé.
Opcionales para juegos:
Tarjetas para juegos: Si gustas, puedes adjuntar a la invitación tarjetas, que luego se usarán para los juegos al momento de abrir los regalos. Hay varias variantes de estas tarjetas, aquí te damos dos opciones.
La primera es una tarjeta donde la invitada puede escribir una ¨pista¨ para que la futura mamá pueda adivinar qué es su regalo. La otra es para ser usada como etiqueta del regalo. En vez de decir de quién es, la invitada cuelga del paquete una tarjeta con una foto suya de cuando era pequeña.
Invitación electrónica (correo y/o página web), invitación tradicional o usando tu celular (llamadas y mensajes)
Como ya hemos dicho, al momento de invitar, todos los sistemas son buenos. Los factores que te harán decidir por uno u otro medio es: qué grupo estoy invitando, cómo se comunican normalmente, de cuánto tiempo dispongo para hacer invitaciones y distribuirlas y con qué presupuesto contamos para las invitaciones.
Si estamos hablando de una Baby Shower con los compañeros de trabajo, y en la oficina todos tienen acceso a e-mail, el método más eficiente será enviar un e-mail al grupo de invitados. Este mismo e-mail puede ser usado como "lista de correo" para las subsecuentes preguntas y respuestas, organización de comida y regalos.
Si nuestras invitadas son un grupo de amigas, que sabemos siempre son muy detallistas, entonces esmérate y haz unas lindas invitaciones de papel.
Si este grupo de amigos es aficionado al celular y los mensajes, invítalos mediante una llamada y los detalles posteriores de organización se pueden hacer con mensajes electrónicos.
Diseño de invitaciones de papel
Si te decidiste por una invitación tradicional, antes que nada, no te sientas presionada a hacerla a mano.
Ahora hay muchas variaciones de invitaciones que puedes comprar en las tiendas a un precio muy reducido. Si no quieres que se vean muy impresonales siempre puedes agregarle un detallito. Fíjate en la primer foto de esta página cómo convertimos una invitación comprada en un detalle especial, agregándole una cinta y unas florcitas. Pegamos una cinta encada lado de la tarjeta, de forma de usar el moño para "cerrar" la tarjeta.
Si tienes tiempo y te gustan las manualidades, aquí te hemos puesto ejemplos de las tarjetas que puedes hacer a mano. Desde las más profesionales, diseñadas por nuestra experta colaboradora Daniela Moraes, a las más sencillas. En muchas de ellas hemos tomado como base de la tarjeta una hoja de carta con motivos especiales. Luego les puedes sobreponer cintas, flores y/o botones. Sí, botones. Ve a la mercería y checa los botones para bebés. Hay unos muy lindos en forma de corazones, florcitas, barquitos. Un botón enlazado en una cinta agrega un detalle muy bonito a cualquier hoja o sobre.
También puedes hacer como en el ejemplo que ves en la foto de la izquierda. Doblar una hoja decorada y "cerrarla" con un alfiler de gancho pequeñito decorado con flores y cintas. De esta manera la misma hoja sirve de invitación y de sobre.
Si no tienes tiempo, pero estás decidida a que todos los detalles de tu Baby Shower sean especiales, siempre puedes comprar las tarjetas especialmente diseñadas, personalizadas para tí.